Gestion des Données Personnelles

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Information sur les données personnelles

Quelles informations personnelles utilisons nous et pourquoi ?

Pour fonctionner, le Cercle Mycologique de Marcoussis et Environs (CMME) doit gérer une liste nominative de ses adhérents.

Y est consignée l'identité, les coordonnées (adresse physique et email, téléphone), l'historique (ancienneté dans l'association), le statut (membre du conseil d'administration, du bureau), la position administrative vis à vis du Cercle (cotisation, réservations, engagement de participation), la situation familiale (pour associer les membres d'une même famille dans le trombinoscope, pour faire bénéficier du tarif enfant) .

Nous sollicitons aussi les membres pour qu'ils fournissent leur photo afin qu'elle soit mise dans le trombinoscope qui est mis à jour chaque année. La fourniture de photo n'est en aucun cas obligatoire. Le droit de retrait peut être exercé à tout instant.

Le trésorier peut conserver pour des raisons comptables les traces de vos versements, par exemple pour le paiement des cotisations

Où est-elle stockée et qui y a accès ?

Cette liste est gérée par le Trésorier, et est accédée par le Bureau et le gestionnaire du site web (le Secrétaire), qui gère aussi la conception du trombinoscope (photos).

Nous ne vendons pas les informations collectées ni ne les fournissons à une tierce partie, sauf contrainte légale éventuelle.

Cette liste est conservée dans les ordinateurs utilisés par le Bureau. Elle n'est pas accessible à travers le site web.

Comment cette information sera-t-elle utilisée ?

La liste des membres est disponible sur le trombinoscope et donc chaque membre peut avoir accès à la liste de l'ensemble des membres (sans toutefois d'autre indication que ses nom / prénom et éventuellement celui d'autres membres de sa famille membres eux aussi du Cercle, et de la photo si elle est fournie).

L'adhésion implique accepter de recevoir les convocations (AG , sorties) par email. A défaut d'adresse email disponible, une information est généralement disponible sur le site https://cmme.fr. Nous n'effectuons généralement pas de communication individuelle: si vous n'autorisez pas l'utilisation de votre email ou n'en avez pas, vous pourrez recevoir un service dégradé de la part du Cercle.

L'adhésion implique aussi l'autorisation que le Cercle publie sur le site les photos prises pendant les sorties ou pendant les manifestations du Cercle. Cette autorisation peut être révoquée mais elle est implicite: nous ne solliciterons pas d'autorisation individuelle pour chacune des photos publiées, mais retirerons avec diligence toute photo litigieuse.

Nous transmettons la plupart de nos communications par email. La liste de diffusion est généralement mise en copie cachée. Ainsi votre mail n'est pas visible des autres membres.

Il est cependant possible que par inadvertance le mail soit envoyé par une liste de distribution non cachée. Dans ce cas, chaque membre du cercle aura potentiellement accès aux coordonnées emails de tous les membres. Nous sommes conscients que ceci n'est pas le fonctionnement normal attendu, mais nous tenons à signaler que ce risque existe. Notez que chaque membre adhérent a aussi pris l'engagement de protéger l'information interne du Cercle à laquelle il aurait accès.

Qu'en est-il du site web?

A l'exception des coordonnées des membres du Conseil d'Administration, du trombinoscope et des photos, le site ne contient pas d'informations sensibles personnelles.

L'accès au site web est protégé par un mot de passe unique, changé chaque année, et communiqué à l'ensemble des adhérents. Le trombinoscope n'est accessible que sur cet espace protégé. Par contre, les photos des activités du Cercle, qui peuvent contenir des photos des membres, sont disponibles généralement publiquement.

Le trombinoscope est dans l'espace protégé du site.

Le site utilise un protocole sécurisé https / SSL. Ceci garantie que les échanges éventuels entre vous et le site sont sécurisés.

L'administration du site n'est pas confiée à un tiers. Elle est faite directement par le Secrétaire. OVH héberge nos services dans ses serveurs mutualisés et fournit la prestation technique.

Nous n'utilisons pas sur le site de modules de réseaux sociaux ni de bannière publicitaire. Il n'y a pas de traqueurs tiers. Le site n'utilise pas de cookies que nous gérerions directement ni de cookies tiers.

Il est possible que les outils informatiques que nous utilisons (site conçu en utilisant Joomla! ) gardent une trace de votre passage, dans un cache ou par cookies, par exemple pour des mesures d'audience ou vous permettre de vous reconnecter après votre authentification . Nous ne sommes pas suffisamment experts techniques pour garantir que ce n'est pas le cas, mais sommes ouverts à toutes remarques permettant d'assurer le bon fonctionnement du site dans le respect de la vie privée. Le site n'est pas conçu pour vous profiler.

Nous pouvons avoir accès à des informations statistiques sur les personnes qui consultent le site. Ceci est sans rapport avec les informations que vous nous avez confiées.

Comment puis-je exercer mon droit d'accès et de modification à mes données personnelles?

Ce droit peut être sollicité auprès d'un membre du Bureau (Président: Michel Gilbert; Secrétaire Jean-Marc Cannet, Trésorier : Bernard Matthys) dont les coordonnées sont disponibles sur le talon de votre fiche d'adhésion ou sur le site web.

Combien de temps ces informations seront-elles conservées ?

Elles sont conservées pendant toute la durée de votre adhésion au Cercle, et 2 années d'exercice supplémentaire après (afin de pouvoir clore les comptes et dossiers administratifs).